Het is een open deur: voor besloten vennootschappen en haar bestuurders is het van belang dat de jaarrekening (tijdig) in het handelsregister wordt gedeponeerd. Ten eerste is het niet (tijdig) deponeren van de jaarrekening een strafbaar feit, waarop een boete staat van € 25.000. Bovendien is strafrechtelijke vervolging van de bestuurder van de besloten vennootschap niet uitgesloten. Ten tweede is deze bestuurder hoofdelijk aansprakelijk in geval van een faillissement van de besloten vennootschap.
De besloten vennootschap en haar bestuurders hebben er nogal belang bij dat de jaarrekening op tijd wordt gepubliceerd. Wat zijn de termijnen en hoe krijg je als bestuurder van de besloten vennootschap deze deur weer in het slot?
Het opmaken van de jaarrekening
De besloten vennootschap dient de jaarrekening binnen 5 maanden na afloop van het boekjaar op te maken. Het komt nogal eens voor dat de vennootschap niet in staat is om zich aan deze termijn te houden. Zo is het bijvoorbeeld wachten op informatie uit het buitenland of is de accountant van de vennootschap niet in staat de jaarrekening in de eerste vijf maanden van het jaar op te leveren. Het is toegestaan dat de algemene vergadering (van aandeelhouders) deze termijn mag verlengen met 5 maanden op grond van bijzondere omstandigheden. Veelal besluit de vergadering dat uitstel wordt verleend, omdat de jaarrekening nog niet gereed is. Deze omstandigheid volstaat en is volgens de rechtspraak bijzonder genoeg. Het is verstandig dit uitstel vast te leggen in de notulen van de algemene vergadering. Wordt uitstel niet op tijd verleend, dan is het goed om te weten dat de Hoge Raad heeft bepaald dat het besluit tot verlenging ook na afloop van de vijfmaandstermijn kan worden genomen, mits schriftelijk vastgelegd.
Het vaststellen en deponeren van de jaarrekening
De wet bepaalt dat de jaarrekening door de algemene vergadering wordt vastgesteld. De wet stelt daarvoor geen termijn. Wel is wettelijk bepaald dat de vennootschap de jaarrekening uiterlijk 12 maanden na afloop van het boekjaar openbaar moeten hebben gemaakt. Dat houdt in dat het bestuur de jaarrekening over 2019 uiterlijk binnen 12 maanden, dus uiterlijk op 31 december 2020, bij het handelsregister moet deponeren.
Eén op de drie besloten vennootschappen in Nederland deponeert niet en zet de deur naar strafrechtelijke vervolging en bestuurdersaansprakelijkheid wagenwijd open. Neem deze open deur als bestuurder serieus en sluit hem op tijd. Leg bijvoorbeeld het verkregen uitstel voor het opmaken van de jaarrekening 2020 vast in dezelfde notulen die worden opgemaakt voor het vaststellen van de jaarrekening 2019.
Meer weten over dit onderwerp? Neemt u gerust contact met ons op.
